Procesare inteligentă a documentelor
Facturi, contracte și formulare transformate în date curate și validate.
Extragere cu OCR și LLM, reguli de validare, scoruri de încredere și o coadă de verificare umană — cu export direct în ERP sau în programul de contabilitate. Documente în română și engleză.
PROCESAREA DOCUMENTELOR, FĂCUTĂ CORECT
Mai puțină tastare. Mai multă atenție la ce contează.
Documentele intră, datele structurate ies — iar un om vede doar câmpurile care au nevoie de o a doua privire.
Majoritatea companiilor au încă oameni care copiază cifre din PDF-uri, scanări și fotografii într-un ERP sau într-un tabel: facturi de la furnizori, bonuri, avize de însoțire, contracte semnate, formulare de înscriere. E lent, apar greșeli și nu ține pasul când volumul crește. Șabloanele OCR clasice ajută doar cât timp toți furnizorii folosesc același format, ceea ce nu se întâmplă niciodată.
Construim fluxuri de procesare care combină OCR-ul cu modele de limbaj mari, astfel încât extragerea să funcționeze pe formate și limbi diferite, apoi le completăm cu ce cere de fapt producția: reguli de validare, scoruri de încredere, o coadă de verificare pentru câmpurile nesigure, jurnal de audit și un export de încredere în sistemele tale. Echipa noastră construiește și operează software în producție în Cluj-Napoca din 2013.
Extragere care citește ca un om
OCR-ul transformă scanările și fotografiile în text cu poziții, iar un LLM îl mapează pe schema ta: furnizor, CUI, date, linii de factură, totaluri, părți și clauze contractuale. PDF-urile native și XML-ul e-Factura sunt citite direct.
Validare și verificare umană
Totalurile trebuie să se adune, CUI-urile să fie valide, furnizorul să existe în ERP. Fiecare câmp primește un scor de încredere; tot ce e nesigur ajunge într-o coadă de verificare, cu pagina originală alături.
Clasificare, rutare, export
Documentele sunt clasificate la sosire și trimise în fluxul sau la echipa potrivită. Datele aprobate ajung în ERP sau în programul de contabilitate prin API sau prin formatul de import, cu legătură către fișierul sursă.Documente cu care lucrăm. Facturi de la furnizori și către clienți, bonuri și deconturi, avize de însoțire și note de recepție, comenzi de achiziție, extrase de cont, contracte și acte adiționale, formulare de înscriere și onboarding, precum și acte de identitate. Documentele pot veni pe email, prin upload, dintr-un folder de scanner, prin API sau din e-Factura, în română sau engleză.
Contracte, nu doar facturi. Din contracte extragem părțile, datele, valoarea, durata, condițiile de prelungire și reziliere, penalitățile și clauzele de răspundere și semnalăm clauzele care diferă de formularea ta standard. Decizia rămâne la jurist; sistemul se asigură că nimic nu scapă într-o anexă lungă. Pentru întrebări peste multe contracte deodată, se potrivește cu un asistent RAG pe documentele firmei.
Date personale și documente sensibile. Cărțile de identitate, contractele și formularele de HR conțin date personale, așa că proiectăm pentru GDPR de la început: extragem doar câmpurile de care chiar ai nevoie, valorile sensibile pot fi mascate în loguri și în ecranele de verificare, retenția este limitată, iar accesul se face pe roluri. Când documentele nu au voie să iasă din controlul tău, tot fluxul poate rula ca AI privat pe serverele tale sau pe cloud-ul și GPU cloud-ul nostru din România, cu modele open-weight în locul API-urilor externe.
Tehnologii. Motoare OCR precum Tesseract sau OCR în cloud acolo unde e permis, LLM-uri care înțeleg imagini (OpenAI, Anthropic Claude sau modele open-weight precum Llama, Mistral și Qwen servite cu vLLM), servicii Python, PostgreSQL pentru documente, câmpuri și jurnalul de audit, plus cozi pentru volume mari. Când un document trebuie să declanșeze o muncă în mai mulți pași, de exemplu potrivirea unei facturi cu comanda și avizul, o construim ca pe unul dintre agenții noștri AI.
- Schemă de extragere pentru tipurile tale de documente și câmpuri
- Flux OCR și LLM pentru scanări, fotografii, PDF-uri și XML e-Factura
- Reguli de validare: totaluri, TVA, date, verificări pe nomenclatoare
- Scoruri de încredere pe câmp și praguri ajustabile
- Coadă de verificare cu pagina sursă și câmpurile evidențiate
- Clasificare și rutare după tip, furnizor sau departament
- Extragerea clauzelor din contracte și semnalarea abaterilor
- Export în ERP și contabilitate prin API sau fișiere de import
- Jurnal de audit, rapoarte de acuratețe și date tratate conform GDPR
- Implementare privată pe serverele tale sau pe cloud-ul nostru din România
CUM LUCRĂM
De la un dosar de documente la date în care poți avea încredere
Măsurat pe documentele tale reale înainte să atingă ERP-ul.
Eșantion și scop
Ne trimiți un set reprezentativ de documente, anonimizate dacă e nevoie. Stabilim împreună ce câmpuri contează, unde ajung și cât ar costa o valoare greșită.
Schemă și reguli
Definim schema de extragere, regulile de validare și verificările pe nomenclatoare, plus pragurile de încredere care trimit un câmp la verificare.
Pilot și măsurare
Rulăm fluxul pe eșantionul tău și raportăm acuratețea pe câmp, rata de verificare și cazurile de eroare, ca să decizi pe baza faptelor, nu a unui demo.
Coada de verificare
Echipa ta primește un ecran simplu pentru a confirma sau corecta câmpurile nesigure. Corecțiile sunt înregistrate și se întorc în prompturi, reguli și șabloane.
Integrare și lansare
Conectăm sursele și exportul către ERP sau programul de contabilitate, testăm pe o copie, apoi pornim în producție cu monitorizare.
Operare și îmbunătățire
Urmărim în timp acuratețea și rata de verificare, adăugăm tipuri noi de documente și furnizori și ajustăm pragurile pe măsură ce crește încrederea.Cea mai mare parte a muncii e pe partea de integrare: potrivirea furnizorilor, maparea conturilor, tratarea duplicatelor și a facturilor de stornare. Dacă sistemele tale trebuie mai întâi conectate, vezi serviciul de integrare ERP. Despre cum poate fi stabilit prețul unui astfel de proiect, vezi modelele de colaborare.
ÎNTREBĂRI FRECVENTE
Întrebări pe care le primim des
Cât de precisă este extragerea?
Depinde de documentele tale: calitatea scanării, varietatea formatelor, scrisul de mână, limba. De aceea pornim de la un eșantion de documente reale și măsurăm acuratețea la nivel de câmp înainte ca ceva să intre în producție. Fiecare câmp are un scor de încredere, iar câmpurile sub pragul ales de tine ajung la un om, nu direct în ERP.
Pot rămâne documentele pe infrastructura noastră?
Da. Pentru contracte, acte de identitate sau orice document sensibil putem rula OCR și modele open-weight pe serverele tale sau într-un mediu privat pe cloud-ul și GPU cloud-ul nostru din România, astfel încât documentele să nu fie trimise către API-uri AI externe. Acolo unde un model găzduit e acceptabil, îl folosim cu setări de retenție a datelor stabilite împreună.
Lucrați cu documente în limba română și cu e-Factura?
Da. Procesăm documente în română și engleză, inclusiv diacritice, coduri fiscale (CUI), date și formate numerice românești. XML-ul e-Factura poate fi folosit ca intrare, caz în care datele structurate sunt citite direct, nu ghicite dintr-un PDF, sau ca ieșire, când un flux trebuie să îl genereze.
În ce sisteme ERP sau de contabilitate puteți exporta?
Orice sistem care are un API, o bază de date în care avem voie să scriem sau un format de import din fișier. Asta include platforme precum SAP, Microsoft Dynamics, Odoo și programe de contabilitate românești, dar și sisteme custom. Mapăm câmpurile extrase pe planul de conturi, furnizori și centre de cost, iar exportul îl testăm pe o copie înainte să atingă datele de producție.
Ce se întâmplă când modelul nu e sigur?
Documentul nu este trimis mai departe oricum. Câmpurile cu încredere scăzută și regulile de validare nerespectate îl trimit într-o coadă de verificare, unde un om vede pagina originală cu câmpul evidențiat, corectează sau confirmă valoarea și o aprobă. Corecțiile sunt înregistrate și folosite pentru a îmbunătăți în timp prompturile, regulile și șabloanele.
Prea multe documente? Vorbește cu un inginer.
Trimite-ne câteva documente exemplu și spune-ne unde trebuie să ajungă datele. Îți spunem sincer ce se poate automatiza și ce ar trebui să rămână la un om.